KFS nie jest programem wyłącznie dla dużych organizacji z rozbudowanym działem HR. W praktyce najczęściej korzystają z niego małe i średnie firmy, które chcą sfinansować konkretne szkolenie, kurs, studia podyplomowe albo egzamin potwierdzający kwalifikacje. Pytanie, kto może skorzystać z KFS, trzeba jednak rozpatrywać szerzej niż przez samą wielkość przedsiębiorstwa. Decydują status pracodawcy, forma zatrudnienia uczestnika, cel kształcenia oraz zgodność wydatku z zasadami naboru prowadzonymi przez właściwy urząd pracy.
Kto może skorzystać z KFS jako wnioskodawca?
O środki z Krajowego Funduszu Szkoleniowego może wystąpić pracodawca. W tym przypadku obowiązuje definicja z Kodeksu pracy: pracodawcą jest jednostka organizacyjna, nawet jeśli nie ma osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudnia pracowników.
W praktyce wniosek mogą więc złożyć między innymi spółki, jednoosobowe działalności gospodarcze zatrudniające pracowników, fundacje, stowarzyszenia, placówki medyczne, szkoły niepubliczne czy inne podmioty prowadzące działalność i występujące w roli pracodawcy. Forma prawna podmiotu sama w sobie nie przesądza o dostępie do KFS.
Kluczowe jest faktyczne zatrudnianie co najmniej jednej osoby na podstawie stosunku pracy. Przedsiębiorca prowadzący działalność bez pracowników co do zasady nie spełnia definicji pracodawcy, nawet gdy współpracuje z osobami na umowach zlecenia, umowach o dzieło lub w modelu B2B. Taka sytuacja wyklucza możliwość złożenia wniosku o finansowanie własnego szkolenia z KFS.
To ważne rozróżnienie dla właścicieli mikrofirm. Sam wpis w CEIDG, aktywna działalność i potrzeba podniesienia kompetencji nie wystarczą. Jeżeli właściciel zatrudnia pracownika na umowę o pracę, może ubiegać się o środki także na swoje kształcenie jako pracodawcy. Jeżeli nikogo nie zatrudnia na etacie, KFS nie będzie właściwym źródłem finansowania.
Kto może być uczestnikiem szkolenia finansowanego z KFS?
Finansowanie może dotyczyć pracowników oraz samego pracodawcy. Pracownik nie składa jednak wniosku samodzielnie do urzędu pracy. Stroną postępowania jest jego pracodawca, który wybiera formę kształcenia, uzasadnia potrzebę szkolenia i odpowiada za prawidłowe wykorzystanie środków.
Z KFS można objąć osoby zatrudnione na umowę o pracę, również wtedy, gdy pracują w niepełnym wymiarze czasu. Wiek pracownika nie stanowi generalnej bariery. Program służy rozwojowi kompetencji potrzebnych w pracy, dlatego można nim finansować zarówno szkolenie specjalisty, jak i rozwój osoby zarządzającej zespołem.
Inaczej wygląda sytuacja współpracowników na umowach cywilnoprawnych. Zleceniobiorca lub osoba realizująca usługi w formule B2B nie jest pracownikiem w rozumieniu przepisów prawa pracy. Zwykle nie można więc finansować jego kształcenia w ramach wniosku KFS. Próba objęcia takich osób projektem jest jednym z błędów, które mogą przekreślić ocenę formalną lub merytoryczną dokumentów.
Warto też pamiętać, że KFS nie jest świadczeniem dla osób poszukujących pracy ani indywidualnym bonem szkoleniowym. Osoba bezrobotna może korzystać z innych instrumentów oferowanych przez urząd pracy, ale nie składa wniosku o środki KFS jako uczestnik.
Pracodawca może szkolić także siebie
Możliwość finansowania kształcenia pracodawcy ma istotne znaczenie zwłaszcza w MŚP. Właściciel firmy, członek zarządu zatrudniony w spółce lub osoba prowadząca zakład pracy może zostać uczestnikiem kursu razem z zespołem. Warunkiem pozostaje jednak status pracodawcy, a szkolenie musi mieć uzasadnienie w działalności firmy.
Przykładowo właściciel placówki medycznej może planować rozwój kompetencji związanych z organizacją pracy, cyfryzacją procesów lub wymogami branżowymi. Nie wystarczy jednak ogólne stwierdzenie, że wiedza przyda się w zarządzaniu. We wniosku trzeba pokazać związek programu szkolenia z zakresem obowiązków i realną potrzebą przedsiębiorstwa.
Wielkość firmy a poziom dofinansowania
Zasady KFS są korzystniejsze dla mikroprzedsiębiorców, czyli podmiotów zatrudniających mniej niż 10 osób i spełniających ustawowe kryteria finansowe. Mikroprzedsiębiorca może otrzymać finansowanie do 100% kosztów kształcenia ustawicznego. Pozostali pracodawcy mogą zasadniczo uzyskać do 80% kosztów, a brakującą część pokrywają ze środków własnych.
Ustawowy limit wsparcia na jednego uczestnika w danym roku jest powiązany z przeciętnym wynagrodzeniem. To ograniczenie należy sprawdzić przed wyborem drogiego programu, szczególnie przy studiach podyplomowych, certyfikacjach branżowych albo wielomodułowych szkoleniach dla kadry zarządzającej.
Wysoki poziom dofinansowania nie oznacza automatycznej zgody na pełną kwotę. Urząd pracy ocenia wniosek w ramach dostępnego limitu i lokalnych zasad naboru. Może przyznać środki w niższej wysokości, odmówić finansowania części kosztów lub wskazać, że budżet programu został wyczerpany.
Jakie działania można finansować z KFS?
KFS dotyczy kształcenia ustawicznego, a nie każdego wydatku rozwojowego ponoszonego przez firmę. Najczęściej finansowane są kursy i szkolenia, studia podyplomowe, egzaminy umożliwiające uzyskanie dokumentów potwierdzających kwalifikacje oraz badania lekarskie i psychologiczne wymagane do podjęcia kształcenia lub pracy po jego ukończeniu. Możliwe jest również sfinansowanie ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków związanego z udziałem w kształceniu.
W określonych sytuacjach środki mogą obejmować także ustalenie potrzeb szkoleniowych w firmie. To rozwiązanie ma sens, gdy przedsiębiorca planuje większy projekt rozwoju kompetencji i potrzebuje rzetelnej diagnozy przed wyborem kierunków szkoleniowych.
Nie każdy kurs, nawet wartościowy biznesowo, będzie kwalifikował się do wsparcia. Problem pojawia się przede wszystkim wtedy, gdy temat jest zbyt ogólny, nie wynika z obowiązków uczestnika albo wygląda jak prywatne zainteresowanie. Trudniej uzasadnić finansowanie szkolenia, które nie ma związku z profilem działalności, stanowiskiem pracownika lub planowanymi zmianami w firmie.
Priorytety KFS decydują o szansach w naborze
Każdego roku określane są priorytety wydatkowania środków KFS. Mogą one premiować wybrane grupy pracowników, branże, kompetencje lub określone potrzeby przedsiębiorstw. W poszczególnych urzędach pracy szczegółowe regulaminy naborów mogą dodatkowo wskazywać sposób punktowania, wymagane załączniki, limity kwotowe i terminy realizacji szkoleń.
Dlatego odpowiedź na pytanie, kto może skorzystać z KFS, ma dwa poziomy. Pierwszy wynika z przepisów: wnioskodawcą musi być pracodawca, a uczestnikiem może być pracownik lub pracodawca. Drugi wynika z praktyki naboru: firma musi wykazać, że jej projekt wpisuje się w aktualne priorytety i spełnia wymagania lokalnego urzędu pracy.
Przykładowo szkolenie z kompetencji cyfrowych, zarządzania, bezpieczeństwa pracy czy specjalistycznych uprawnień może być zasadnie powiązane z rozwojem przedsiębiorstwa. O powodzeniu nie przesądza jednak sama atrakcyjna nazwa kursu. Liczy się opis potrzeb firmy, analiza stanowisk uczestników, zgodność programu z priorytetem oraz racjonalność kosztów.
Co urząd pracy sprawdza przed przyznaniem środków?
Ocena wniosku nie ogranicza się do potwierdzenia, że firma zatrudnia pracowników. Urząd może analizować przede wszystkim zgodność kształcenia z priorytetami, zasadność wydatków, wiarygodność instytucji szkoleniowej oraz wpływ szkolenia na utrzymanie lub rozwój zatrudnienia.
Pracodawca powinien być przygotowany na wykazanie, dlaczego właśnie te osoby mają wziąć udział w szkoleniu i jakie kompetencje wykorzystają po jego zakończeniu. Samo sformułowanie „podniesienie kwalifikacji” jest zwykle zbyt ogólne. Lepiej wskazać konkretną zmianę: wdrożenie nowej usługi, obsługę systemu, uzyskanie wymaganych uprawnień, przejęcie nowych obowiązków lub dostosowanie kompetencji do potrzeb klientów.
Znaczenie mają również dokumenty dotyczące szkolenia. Oferta powinna jasno określać program, liczbę godzin, termin, formę realizacji, cenę i sposób potwierdzenia efektów. Niespójność między ofertą, uzasadnieniem a formularzem wniosku może zostać uznana za ryzyko proceduralne.
Najczęstsze sytuacje, w których KFS nie zadziała
KFS nie będzie odpowiednim rozwiązaniem, gdy firma nie zatrudnia pracowników na umowę o pracę albo chce sfinansować wyłącznie rozwój osób współpracujących na B2B czy zleceniu. Ograniczeniem może być też szkolenie niezwiązane z działalnością przedsiębiorstwa lub stanowiskiem uczestnika.
Ryzykowne są również wnioski składane bez wcześniejszego sprawdzenia regulaminu konkretnego urzędu pracy. Nabory bywają krótkie, a ich zasady mogą wymagać przedstawienia dodatkowych dokumentów, szczegółowego uzasadnienia albo zachowania określonej kolejności działań. Nie należy rozpoczynać szkolenia ani ponosić kosztu z założeniem, że później uda się uzyskać refundację, jeżeli regulamin nie dopuszcza takiego trybu.
W praktyce największą wartość daje przygotowanie projektu przed naborem: wybór uczestników, weryfikacja form zatrudnienia, dopasowanie szkolenia do priorytetów oraz sprawdzenie kosztów. Taki porządek pozwala ocenić, czy KFS jest realną ścieżką finansowania, zanim firma poświęci czas na kompletowanie dokumentów. Gdy szkolenie ma konkretny cel biznesowy i jest poprawnie opisane, środki z KFS mogą finansować rozwój kompetencji bez obciążania budżetu firmy w pełnej wysokości.