Sprawdź, co naprawdę musisz złożyć przy rozliczeniu szkoleń i doradztwa w KPO
Coraz więcej przedsiębiorców zgłasza, że operatorzy programów KPO rozszerzają listy dokumentów wymaganych do rozliczenia komponentów szkoleniowych i doradczych. Dochodzi do sytuacji, w których wnioskodawcom narzuca się dodatkowe formularze i raporty, których… nie ma w regulaminie ani przewodniku.
Dlatego przygotowaliśmy gotowy wzór oświadczenia, który możesz załączyć do wniosku o płatność jako potwierdzenie kompletności dokumentacji – zgodnie z aktualnymi przepisami. Wzór pobierzesz na końcu artykułu.
Co mówi regulamin i przewodnik?
Zgodnie z pkt 7.2 Przewodnika kwalifikowalności wydatków (wersja z 22.04.2025), katalog wymaganych dokumentów do rozliczenia jest zamknięty i nie może być rozszerzany arbitralnie przez operatorów.
Dla komponentu doradczego wymagane są:
faktura lub dokument księgowy,
dowód zapłaty,
opis faktury zgodny z załącznikiem nr 1,
umowa z wykonawcą (jeśli występuje),
raport końcowy wykonawcy usług doradczych,
dokumentacja postępowania konkurencyjnego (jeśli wartość > 80 000 zł netto).
(Źródło: pkt 7.2 lit. d Przewodnika)
Dla komponentu szkoleniowego wymagane są:
faktura i dowód zapłaty,
umowa z wykonawcą (jeśli występuje),
szczegółowy program szkolenia,
zaświadczenia o udziale lub sprawozdanie końcowe od wykonawcy,
ankiety uczestników z wyszczególnieniem wieku i płci (0–17, 18–29, 30–54, 55+).
(Źródło: pkt 7.2 lit. e Przewodnika
Operator nie może wymagać więcej niż przewiduje dokumentacja
W sytuacjach, gdy operatorzy domagają się dodatkowych raportów, wzorów, checklist czy wyjaśnień nieprzewidzianych w dokumentach źródłowych – masz prawo żądać wskazania konkretnej podstawy prawnej. Jeżeli nie istnieje – dokument taki nie jest wymagany. Wiemy, że niestety Operatorzy odpisują, że bez dokumentów DODATKOWYCH nie zaakceptują wniosku o płatność oraz że rosnącą listą oczekiwań uruchamiają kolejny okres 30 dni na rozpatrzenie płatności.
Przewodnik mówi wprost:
„MŚP jest zobowiązane do realizacji wszystkich komponentów, które zostały określone w umowie o objęcie przedsięwzięcia MŚP wsparciem. Nie jest dopuszczalna możliwość rezygnacji przez MŚP z realizacji komponentu.”
(Źródło: pkt 6 Przewodnika
„Weryfikacja” czy kontrola? Nieformalne praktyki
Otrzymujesz 3-stronicowe „wezwanie do uzupełnień”? Lista „braków” przypomina kontrolę? To nie przypadek.
Zgodnie z §9 umowy wsparcia, kontrola powinna być zapowiedziana, mieć swój tryb i protokół. Operatorzy nie mogą wykorzystywać wezwań do płatności do obejścia przepisów o kontroli. Jeżeli tak się dzieje – masz prawo to zgłosić jako nadużycie proceduralne.
Niemniej wiemy, że potem będziecie „czołgani” przez rozliczenia.
Pobierz gotowe oświadczenie
W odpowiedzi na te praktyki przygotowaliśmy wzór oświadczenia o kompletności dokumentacji do rozliczenia komponentu doradczego i/lub szkoleniowego. Możesz go wykorzystać jako załącznik do wniosku o płatność. Plik jest w formacie Word, nie zawiera wirusów
Podsumowanie
✔ Nie ma obowiązku składania dokumentów niewymienionych w Przewodniku i Regulaminie.
✔ Operator nie ma prawa rozszerzać katalogu dokumentów bez podstawy prawnej.
✔ Masz prawo domagać się podstawy prawnej dla każdego nowego wymogu.
✔ Gotowe oświadczenie potwierdzające kompletność dokumentacji zabezpiecza Cię w razie sporu.
❗ Nie ulegaj presji dodatkowych formularzy – trzymaj się przepisów.
