Główne wnioski po szkoleniu Operatora RARR S.A. na temat Bazy Konkurencyjności w projekcie Horeca
Wskazówki dotyczące rozliczeń projektów unijnych zgodnie z zasadą konkurencyjności
Rozliczanie wydatków w projektach finansowanych ze środków Unii Europejskiej wymaga przestrzegania szeregu zasad, aby uniknąć ryzyka korekt finansowych. Poniżej przedstawiamy najważniejsze kroki oraz praktyczne wskazówki, które pomogą beneficjentom w skutecznym stosowaniu zasady konkurencyjności.
1. Dokumenty do analizy na początek
Przed rozpoczęciem rozliczeń zapoznaj się z kluczowymi dokumentami:
- Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027.
- Podręcznik beneficjenta i wnioskodawcy programów polityki spójności 2021-2027.
Te materiały wyjaśniają zasady oraz szczegółowe procedury niezbędne do prawidłowego rozliczania wydatków.
2. Zasady kwalifikowalności wydatków
Każdy wydatek powinien być:
- Dokonany w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny.
- Udokumentowany, tak aby możliwa była pełna kontrola zgodności z rynkowymi standardami.
3. Szacowanie wartości zamówienia
Prawidłowe szacowanie to podstawa do określenia procedur:
- Uwzględnij tożsamość przedmiotową, czasową i podmiotową zamówień.
- Dokumentuj wyniki szacowania w formie notatek służbowych lub zatwierdzonych wniosków.
4. Procedura dla wydatków powyżej 50 000 zł netto
Jeśli wartość zamówienia przekracza 50 000 zł netto, stosuj zasadę konkurencyjności:
- Przygotuj zapytanie ofertowe zawierające precyzyjny opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny ofert, terminy składania ofert oraz warunki umowy.
- Opublikuj zapytanie w Bazie Konkurencyjności (BK2021), co zapewni szeroki dostęp potencjalnych wykonawców do procedury.
- Oceń oferty na podstawie określonych kryteriów i udokumentuj wybór najlepszego wykonawcy.
5. Wydatki do 50 000 zł netto
Dla mniejszych zamówień nie ma obowiązku stosowania pełnej procedury, jednak nadal wymagane jest:
- Zapewnienie, że wydatek jest racjonalny i odpowiada rynkowym cenom.
- Zachowanie dokumentacji (np. faktury, notatki ze zbierania ofert).
6. Dokumentacja i ścieżka audytu
Zawsze dokumentuj:
- Wyniki rozeznania rynku.
- Decyzje związane z wyborem ofert.
- Protokół postępowania.
Dobrze prowadzona dokumentacja to klucz do uniknięcia korekt finansowych podczas kontroli.
7. Najczęstsze błędy i jak ich unikać
- Zaniżanie wartości zamówienia: Nie dziel zamówień na części w celu uniknięcia stosowania zasad konkurencyjności.
- Brak pełnej dokumentacji: Upewnij się, że każda decyzja jest odpowiednio uzasadniona i poparta dowodami.
- Niedostosowanie się do wytycznych: Regularnie aktualizuj swoją wiedzę, korzystając z oficjalnych materiałów i szkoleń.
Podsumowanie
Przestrzeganie zasad konkurencyjności wymaga systematycznego podejścia i znajomości obowiązujących wytycznych. Warto inwestować czas w przygotowanie rzetelnej dokumentacji i procedur, aby zapewnić prawidłowe rozliczenia oraz uniknąć niepotrzebnych korekt. Jeśli masz wątpliwości, skonsultuj się z nami w sprawie Twojego projektu.