Realizacja projektu współfinansowanego ze środków unijnych to szansa na rozwój, ale też wyzwanie związane z przestrzeganiem wymagań administracyjnych i finansowych. Dziś podpowiadamy, jak przygotować się do rozliczenia dotacji w ramach programu HoReCa 2024, prowadzić dokumentację oraz jak wypełnić obowiązek oznakowania projektu.
Prowadzenie dokumentacji zakupowej – klucz do sukcesu
Prawidłowe prowadzenie dokumentacji zakupowej to fundament skutecznego rozliczenia dotacji. Co warto wiedzieć?
Odrębna ewidencja księgowa
Każda operacja związana z projektem musi być łatwo identyfikowalna. Możesz to osiągnąć, wybierając jedną z dwóch opcji:
•Odrębna ewidencja księgowa – tworzenie osobnych kont dla projektu w ramach systemu księgowego.
•Dedykowany kod księgowy – przypisanie każdej transakcji odpowiedniego kodu księgowego związanego z projektem.
Nie musisz zakładać odrębnego rachunku bankowego, ale przejrzystość operacji finansowych jest konieczna .
Opisywanie faktur
Każda faktura i dokument księgowy muszą być opatrzone odpowiednimi oznaczeniami. Co powinno się znaleźć na dokumencie?
•Na pierwszej stronie:
„Przedsięwzięcie MŚP sfinansowane przez Unię Europejską ze środków Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności”.
•Na drugiej stronie: opis kwalifikowalnych wydatków zgodnych z projektem .
Archiwizacja dokumentów
Dokumentacja musi być przechowywana przez minimum 5 lat od zakończenia realizacji projektu. Możesz to robić w formie papierowej lub elektronicznej – zawsze dbając o ich trwałość i dostępność.
Zakupy i przetargi
Każdy wydatek powinien być racjonalny i efektywny. Dla większych zamówień konieczne jest publikowanie ogłoszeń w Bazie Konkurencyjności.
Publikacja ogłoszeń w Bazie Konkurencyjności
Obowiązek publikowania zapytań ofertowych dotyczy zamówień, które przekraczają określone progi finansowe (np. 50 tys. zł netto). W jaki sposób należy to zrobić?
•Gdzie publikować?
W Bazie Konkurencyjności prowadzonej przez Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej (dostępnej online).
•Co zawiera ogłoszenie?
Szczegóły zamówienia, kryteria wyboru dostawcy oraz termin składania ofert.
•Dlaczego to ważne?
Brak publikacji ogłoszenia w Bazie Konkurencyjności może skutkować uznaniem wydatków za niekwalifikowalne i koniecznością zwrotu części dotacji.
Obowiązek oznakowania projektu
Każdy projekt realizowany w ramach HoReCa 2024 musi być odpowiednio oznakowany. Celem jest podkreślenie wsparcia Unii Europejskiej oraz promowanie przejrzystości działań.
Co i jak oznakować?
•Materiały promocyjne – broszury, strony internetowe czy plakaty muszą zawierać logotyp UE oraz informację:
„Projekt sfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności”.
•Sprzęt i obiekty – każda zakupiona rzecz czy zrealizowana inwestycja powinna mieć naklejkę lub tablicę informującą o źródle finansowania .
Dlaczego oznakowanie jest ważne?
Brak odpowiedniego oznakowania może skutkować nałożeniem sankcji, w tym zwrotem części środków.
Przygotuj się na kontrolę
Każdy beneficjent musi być gotowy na kontrolę swojej dokumentacji przez Operatora lub inne instytucje. Pamiętaj, aby:
•Dokumenty były przejrzyste i zgodne z regulaminem.
•Archiwizować faktury, zapytania ofertowe i potwierdzenia publikacji ogłoszeń.
Podsumowanie
Prawidłowe rozliczenie dotacji wymaga dyscypliny, ale stosowanie się do powyższych zasad z pewnością ułatwi Ci ten proces. Pamiętaj o:
1.Odrębnej ewidencji księgowej i odpowiednim opisywaniu faktur.
2.Publikowaniu zapytań ofertowych w Bazie Konkurencyjności.
3.Dbałości o oznakowanie projektu.
Przestrzeganie tych zasad to nie tylko wymóg formalny, ale również gwarancja sukcesu w rozliczeniu Twojego projektu!
